Robotização exige governança e gestão igual a equipe humana
Planejamento deve prever diretrizes de segurança, boas práticas de execução de tarefas e rastreabilidade de falhas
A adoção de robôs para fazer trabalhos repetitivos e com grande volume traz retornos rápidos do investimento e otimização de mão de obra. Chamamos de robôs softwares que funcionam dentro dos sistemas existentes nas companhias que executam tarefas que antes eram realizadas por humanos. Sua implantação é rápida e existem soluções no mercado para funções simples até para operações mais complexas com utilização de inteligência artificial. A robotização é indicada para atividades manuais repetitivas, de alto volume e, de preferência, em tarefas previsíveis nas quais o robô possa ser treinado para executar. Esses softwares podem fazer buscas automáticas de informações em documentos, emitir notas fiscais, interpretar informações de e-mail e disparar ações automáticas, enviar e-mails, ler planilhas, entre muitas possibilidades.
O processo de implantação exige planejamento e diretrizes de governança. Deve-se prever procedimentos de supervisão e monitoramento do trabalho, boas práticas na execução das tarefas, diretrizes de segurança e privacidade e rastreabilidade no caso de falhas. “Robô é uma força de trabalho digital e precisa estar alinhado com a força de trabalho da organização. A atuação dos robôs é como uma equipe estendida”, explica Luis Ruivo, sócio da PwC, palestrante da sessão paralela sobre robotização do Encontro de Conselheiros 2018.
O robô precisa ter um chefe que será responsável pela elaboração de um plano de ação, determina as sequências de trabalho, supervisiona a operação e monitora possíveis falhas no processo. O projeto de robotização deve começar na área de negócios e não na TI. Ruivo recomenda que seja elaborado um business case, se faça uma análise de viabilidade e se pense, desde o início, como fazer a sua governança, especialmente, procedimentos em casos de erros. “Construir robôs de forma descoordenada e sem uma governança adequada é perigoso. Se a operação ficar dependente do robô ele não vai poder parar ou falhar”, analisa.
Por substituir humanos em tarefas de grande volume, uma das principais questões levantadas pela robotização é a perda de postos de trabalho e demissões em série. Ao se planejar a implantação deve-se avaliar maneiras de qualificar e realocar funcionários. “Nos dois últimos anos não houve casos de desligamento massivo de pessoas nos projetos de robotização que acompanhei. A maioria foi realocada”, afirma Ruivo.
Os robôs têm sido muito utilizados na área fiscal, contas a pagar e setor financeiro como um todo, como bancos e seguradoras. Há grande potencial nas repartições públicas devido à geração e utilização de dados e o volume grande de operações. O desafio é viabilizar os investimentos que devem ser feitos por meio de licitações, que são processos mais demorados. Alternativa para o setor público é adotar uma solução paliativa menor antes de implantar um projeto inovador.
A redução média dos custos com os robôs varia de 15% a 20%, informa Ruivo. No entanto, existe também uma redução significativa nos ciclos dos processos devido à maior eficiência das máquinas. “Esse valor intangível é difícil de mensurar”, diz. Os ganhos obtidos pelos robôs tendem a crescer com o amadurecimento da operação, com a consolidação das tarefas e escalabilidade do processo. Se houver aumento no volume de trabalho, os ganhos obtidos pelo primeiro robô podem viabilizar a compra de outros. Lembrando que um robô pode trabalhar sete dias por semana e, praticamente, 24 horas por dia, tirando o tempo para manutenção.
O próximo salto na tecnologia de robôs é agregar inteligência artificial aos sistemas. Os softwares poderão aprender como melhorar sua performance e aproxima-los do comportamento humano, o chamado machine learning. Com a criação de algoritmos próprios para cada empresa será possível construir competência específica para cada robô. “A robotização deveria estar na pauta de todo mundo, pois seu concorrente poderá estar executando tarefas de forma mais barata e startups usam robôs desde o seu nascimento”, diz Ruivo.
